在職場中，團隊會議是最常見的溝通與協作場域。然而，許多人對會議的印象卻是「冗長」、「無聊」、「沒有效果」。你是否也曾經歷過這樣的場景：管理者滿懷期待地展開會議，詳細講解目標與計畫，最後問一句「大家有沒有問題？」全場卻陷入一片死寂，沒有人發言，氣氛尷尬到讓人想立刻結束會議。這種情況不僅讓主導者感到挫敗，也讓團隊成員逐漸對會議失去信心，最終形成「開會無用論」的惡性循環。

問題的根源：封閉式提問與心理安全感不足

多數會議之所以無法激起討論，關鍵在於提問方式。傳統的「有沒有問題？」屬於封閉式提問，參與者只需回答「有」或「沒有」，很難真正啟動思考與討論。而且，許多人擔心自己的疑問會被認為是「不專業」或「找麻煩」，因此選擇沉默。此外，團隊氛圍若缺乏信任與心理安全感，大家更不願意主動表達真實想法。

心理安全感是團隊合作的基石，指的是成員在團隊中感受到不會因為表達真實意見而遭受負面後果的氛圍。缺乏這種安全感，會讓會議成為一場「表演秀」，大家只是表面附和，無法深入探討問題。

一個改變會議氛圍的關鍵問題

要讓會議真正有價值，管理者需要主動創造一個開放、包容的討論環境。這裡推薦一個經過實踐驗證的關鍵問題：

「如果我們今天只解決一個問題，對你來說最重要的是什麼？」

這個問題有三大優點：

• 具體聚焦：它讓每個人思考當下最需要被解決的核心議題，避免討論過於分散或流於表面。
• 賦予參與感：每位成員都被邀請表達自己的觀點，感受到自己對團隊有貢獻，進一步提升參與度。
• 降低發言門檻：這是一個開放式、具體且具備行動導向的提問，比「有沒有問題？」更容易引發真誠的回饋。

如何在會議中實際運用？

1. 會議開場即拋出問題
   在會議開始時，請每位成員思考並分享：「如果今天只能解決一件事，你最希望是什麼？」這不僅能快速聚焦團隊注意力，也能讓每個人都參與進來。
2. 鼓勵多元觀點與討論
   對於每一個成員提出的問題，管理者可以進一步追問：「你認為這個問題最大的挑戰是什麼？我們可以怎麼協助你？」藉此深入了解問題本質，並引導團隊共同討論解決方案。
3. 建立心理安全感
   管理者要以身作則，對所有意見給予尊重與肯定，避免批評或否定。可以主動分享自己的困惑或挑戰，讓團隊成員知道「提出問題」是被鼓勵且安全的行為。
4. 會議結尾再確認
   在會議結束前，再次詢問：「今天我們有沒有解決你最關心的問題？還有什麼需要我們下次討論？」這能檢視會議成效，也讓成員感受到自己的需求被重視。

小技巧：針對不同性格成員調整互動方式

• 對於內向或不善於公開發言的成員，可以事前以匿名問卷或一對一溝通方式蒐集意見，再在會議上帶出討論1。
• 鼓勵團隊成員彼此回應，而非只針對管理者發言，促進橫向交流。
• 利用視覺化工具（如白板、便利貼）幫助成員組織思路，降低發言壓力。

會議文化的長遠轉變

當這個關鍵問題成為會議的常態，團隊成員會逐漸習慣主動思考、表達與討論，會議也會從「例行公事」轉變為真正推動團隊進步的引擎。管理者不再是單向灌輸資訊的「老師」，而是引導大家共同解決問題的「教練」。這樣的會議，才真正有價值、有溫度，也能讓團隊持續成長。

這種文化的建立需要時間與耐心，但一旦形成，將大幅提升團隊的凝聚力與執行力，讓每個成員都能感受到自己的聲音被聽見，並為團隊目標努力。

會議的真正價值

下次開會時，不妨試著用這個問題開場，觀察團隊的反應。你會發現，會議不再只是時間的消耗，而是一次次激發創意與凝聚共識的契機。讓每一次團隊會議，都成為推動組織前進的力量。